مدیریت زمان چیست؟ | 4 مرحله انجام آن | شناخت موانع و رفع آنها

مدیریت زمان؛ مهمترین مهارت زندگی در دنیای مدرن است. اصطلاح مدیریت زمان از 100 سال پیش تاکنون مطرح بوده است. مدیریت زمان را می‌توان به معنای کنترل خود ما و نحوه استفاده ما از زمان است.

تفاوت فرهنگی به نگرش زمان

مردم دنیا ادراک های متفاوتی نسبت به زمان دارن. تفاوت در زمان کاری، وقت شناسی و اوقات فراغت، در برخی فرهنگ ها زمان محدود است و مدیریت زمان و بنامه ریزی اجتناب ناپذیر است. شیوه استفاده ما از زمان به عدالت ما برمیگردد. بنابراین برای بهبود باید تلاش کنیم.

سستی و تنبلی موجب می شود افراد فاقد انگیزش لازم برای برنامه ریزی باشند. برخی افراد دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت و بحران کار کنند(کار دقیقه نود)، متاسفانه زمان در کشورهای کمتر توسعه یافته قربانی بی برنامگی های جامعه می شود.

مدیریت زمان یعنی انجام کارها به صورت موثر و در زمان مناسب که مهمترین و اساسی ترین عامل آن هدف و نظم است.

برای مدیریت زمان باید انگیزه و اشتیاق داشت. پس برای موفقیت در انجام آن باید چند مورد را درنظر گرفت قانون کنترل: زمان میتواند تحت کنترل ما درآید.

• رها شدن از فشـار کار
• جلوگیری از اتلاف وقت
• افزایش اعتماد به نفس
• بهبود تمرکز در انجام امور
• کاهش اضطراب و استرس
• انجام به‌موقع کارها و قرارها

برای تنظیم کارها و جهت دادن به فعالیت ها ابتدا باید اهداف و ارزش های خود را بشناسیم.

یکی از اهداف را انتخاب کرده و روی کاغذ بنویسید، سپس یادداشت کنید برای رسیدن به هدف مورد نظر چه کارهایی باشد انجام دهید، می توانید از روش بارش ذهنی استفاده کنید.

مثال هدف : لاغر شوم

راهکار

با توجه به برگه راهکار ها برای هر یک از اهداف زمان تعیین کنید. مشخص کنید که حداکثر تا چه زمانی می خواهید به این اهداف دست یابید. سپس با توجه به زمان کلی، زمان انجام هر یک از کارها را مشخص کرده و انجام دهید.

مثال: لاغر شوم

با توجه به زمان بندی انجام اهداف می توان یک جدول تهیه کرد که نشان دهد در هر دوره ای از زمان چه کارهایی برای انجام دادن دارید.

در این مرحله با توجه به فهرست کارهای هدف و انجام کارهای روزانه این سوال پیش می آید که چگونه به این کارها بپردازم بدون اینکه وقت کم بیارم؟

نحوه استفاده از زمان باید توسط دفترچه یادداشت یا دفتر گزارش فعالیت ثبت شود.

ثبت احساسات فردی هنگام انجام کارهای روزانه: خسته، پر انرژی، بی حال، شاد، ناراحت و … به مدت یک هفته، کارهای انجام شده را در جدول وارد کرده و پس از یک هفته آن را بررسی کنید.

این جدول نشان می دهد که:

فهرستی از کارهایی که باید انجام شود یا فهرستی از اهداف اولویت بندی شده تهیه کنید. در این فهرست انجام کارهای عقب مانده و تکراری باید قید شود. مانند: خواب، رفت و آمد و غذا خوردن و نظافت و سایر موارد.

مقدار زمان لازم برای فهرست کارها را محاسبه کنید. اگر مدت زمان لازم برای کارها از 168 ساعت کمتر باشد می توانید برنامه ریزی را شروع کنید. برای شروع برنامه ریزی ابتدا مواردی را در نظر بگیرید که زمان ثابتی دارند مانند: زمان رفت و آمد، وقت دکتر و … سپس کارهایی که زمان آن در اختیار خودتان است مانند: خرید کردن، تلفن به دوستان و رسیدگی به امور منزل و مطالعه و سایر موارد.

در صورتی که مدت زمان لازم بیش از 168 ساعت باشد، شما بیش از زمانی که در اختیار دارید، از خود انتظار دارید بنابراین باید بخشی از کارهایی را که در فهرست دارید حذف شود.

برای حذف کارها می توان طبق دو معیار مهم و فوری استفاده کنید.

8 اصل برای داشتن برنامه ریزی مناسب

• برنامه ریزی 5 دقیقه ای
• کارهایی که حق تقدم دارند
• برنامه ریزی فعالیت های فردا
• انتقال کارهای نیمه تمام امروز به فردا
• محول کردن کارهای غیر مهم به دیگران
• تخمین زمان لازم برای اجرای هر فعالیت
• در نظر گرفتن فعالیت هایی که به هدف مربوط می شود

اهمیت برنامه ریزی

• انگیزه لازم را برای انجام کارها ایجاد می کند.
• کمک می کند توجه بر اولویت ها متمرکز شود.
• به عنوان یک یادآوری کننده عمل می کند.
• به برنامه ریزی آگاهانه کمک می کند.
• به افکار نظم و سامان می دهد.

در این مرحله مطابق آنچه که برنامه ریزی شده پیش بروید و بعد از انجام هر کار در جدول عالمت بزنید. اگر به هر علتی نتوانستید کاری را در زمان معین انجام دهید، جای آن فعالیت را تغییر داده و بنویسید به جای آن چه کاری انجام داده اید. .

به مواردی که نمی توانید مطابق جدول انجام دهید توجه کنید و موارد لازم را یادداشت کنید. دقت کنید که آیا زمان لازم برای هر کاری را درست برآورد کرده اید یا خیر. بر اساس این اطلاعات و آنچه که در هفته های بعد به دست می آورید، برنامه هفته بعد را تنظیم کنید.

برای مدیریت زمان باید عواملی را که موجب اتلاف وقت می شوند، شناخته و کنترل کرد.

• به تعویق انداختن کارها
• تردید و اشکال در تصمیم گیری
• تلفن و اینترنت و دنیای مجازی
• عدم هماهنگی در انجام کارها با دیگران
• استرس و خستگی و نداشتن استراحت کافی
• شروع به انجام کار بدون داشتن اطلاعات کافی
• ملاقات و جلسات و پاسخگویی به نیاز دیگران
• ناتوانی در مدیریت بحران و درگیری های زندگی
• نداشتن برنامه ریزی در انجام کارهای روزمره

می توان علل به تعویق انداختن کارها را را در 3 گروه جای داد:

• فشار کاری زیاد
• جرات مند نبودن
• کمال گرایی و پرداختن به جزئیات
• ناتوانی در واگذار کردن کارها به دیگران

انجام برنامه های بزرگ نیاز به زمان زیادی دارد و 2 شیوه می توان برای آن در نظر گرفت: